Les charges administratives

Vous souhaitez diminuer les charges administratives pesant sur vos usagers? Vous engager dans des projets de simplification et de numérisation? Evaluer l’ensemble de vos projets et objectiver leur impact sur la réduction des charges afin d’assurer l’efficacité des mesures de simplification dans le temps ?  

Une analyse des obligations d’information et un plan d’actions sont des étapes indispensables pour y parvenir. 

Les charges administratives constituent l’ensemble des coûts dus aux obligations d’information que la réglementation impose aux usagers des services publics. 

En effet, l’usager est tenu de procurer ou de préparer une information, puis de la mettre à disposition de l’autorité publique ou d’une tierce partie. C’est ce qu’on appelle une obligation d’information.  Chaque obligation d’information consiste en un certain nombre de documents justificatifs ou de données à fournir.

Chez eWBS, nous intégrons dans la notion de ‘charges administratives’ les impacts que ces obligations d’informations des usagers ont sur le traitement des dossiers par les agents de l’administration.

La simplification administrative, c'est avant tout une démarche globale

Comment s’y prendre ?

Pour atteindre une réduction effective des charges administratives, il faut envisager :

  • d’identifier et détailler les obligations d'informations issues de la réglementation ;
  • d’analyser ces obligations pour leur attribuer un coût dans le but d’avoir une première mesure et de réduire ensuite ce coût par diverses opérations de simplification ;
  • de demander des données à d’autres administrations plutôt qu’aux usagers (partage de données).

A quoi ça sert ?

Cette analyse sert à estimer la charge budgétaire, la charge temporelle et la charge ressentie à la fois par l’usager et par les agents de l’administration.
 
L’objectif est de sensibiliser les administrations à propors de la multitude des sources et natures des charges avec, notamment, un focus sur l’usager.
 
• La charge budgétaire est purement quantitative et basée sur un référentiel de coûts (envoi postal, avertissement extrait de rôle,…) ;
• La charge temporelle est à la fois quantitative (mesurée par le coût/horaire de l’agent) et qualitative (basée sur le temps d’attente expérimenté par l’usager) ;
• La charge ressentie est purement qualitative, basée sur un référentiel d’irritants pour l’usager et pour les agents de l’administration.
 
Cette analyse permet également de prioriser les projets ou de les orienter en choisissant de réduire prioritairement un type de charge ou l’autre, pour les usagers et/ou pour les agents.

Bon à savoir

  • La réduction des charges administratives s’inscrit plus globalement dans une démarche "orientée usagers".
  • Lorsque le cas se présente, eWBS peut aider les administrations à aller chercher l’information nécessaire au traitement d’un dossier auprès d’autres administrations plutôt qu’auprès de l’usager. Voyez à ce sujet les services offerts dans le cadre de la BCED et de l’échange de données.
  • La réduction des charges administratives peut également passer par une digitalisation accrue d’une démarche ou l’application du principe de confiance.

eWBS vous accompagne…

eWBS a mis sur pied une méthodologie d’estimation des charges administratives appelée Charges Administratives Transversales (CAT) et qui se veut simple, peu coûteuse et rapide.

Le CAT, réalisé par eWBS, permet :

  • d’estimer de façon objective et chiffrée les charges administratives découlant d’une réglementation (que celle-ci soit déjà appliquée ou au stade de projet) ;
  • de comparer des résultats d’estimations faites à différents moments afin de vérifier l’évolution effective de la réduction des charges administratives ;
  • de lister toutes les actions effectuées par l’usager et par l’administration pour la constitution d’un dossier et son traitement ;
  • d’apporter une dimension qualitative via la charge ressentie par l’administration et par les usagers.
 
Vous souhaitez en savoir plus sur la méthodologie  Charges Administratives Transversales et les étapes de travail visant la réduction des charges ?
Consultez les outils mis à votre disposition ci-dessous ou contactez-nous : support-conseil@ensemblesimplifions.be

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